Электронный документооборот: пошаговая инструкция

Все больше компаний и организаций переходит на электронные системы документооборота и делопроизводства. Это связано с процессом автоматизации учета и отчетности, экономией времени на передачу и утверждение документов, в том числе и с контрагентами.

Требования к электронному документообороту должны быть соблюдены, а полный перечень инструментов, необходимых для его обеспечения – настроен и отлажен для бесперебойной работы системы.

Помощь в организации документооборота в электронном виде вы можете получить, обратившись к специалистам Центра.

Организация ЭДО – особенности

Внедрение ЭДО предоставляет следующие преимущества:

• сокращает время на обмен документами;
• улучшает качество проводимой в компании информационной работы;
• позволяет формировать отчеты в ускоренном режиме;
• облегчает процедуры поиска необходимых документов;
• дает возможность одновременно использовать один и тот же документ несколькими сотрудниками предприятия;
• имеет автоматическую систему напоминаний, за счет которой сотрудники организации своевременно получают информацию о необходимости выполнения текущих задач, поставленных руководством.

Сведения о создании документации в ЭДО

Создание электронного документооборота осуществляется посредством введения всех документов предприятия в единое электронное пространство. В базу предприятия вносятся следующие данные:

• наименование документа;
• автор и название организации, из которой он поступил;
• тип документации;
• краткое содержание;
• дата формирования;
• ФИО исполнителя;
• регистрационный номер (входящий или исходящий);
• сроки исполнения.

На одном и том же предприятии ЭДО позволит хранить документы по отдельным направлениям деятельности:

• кадровые;
• производственные;
• бухгалтерские;
• управленческие;
• складские;
• технологические;
• архивные;
• конфиденциальные;
• секретные.

Каждый из сотрудников может получить доступ к документации по работе своего отдела.

Функции электронного документооборота позволяют выполнять:

• регистрацию входящей и исходящей документации;

• строгий учет выданных руководящим составом резолюций;
• перевод документов из аналоговой формы в цифровую;
• ведение регистрационных журналов;
• формирование отчетности по заданным критериям;
• формирование и заполнение бланков унифицированных форм;
• маршрутизацию документации;
• создание БД (баз данных), отвечающей потребностям конкретного предприятия;
• интеграцию с источниками информациями, находящимися вне организации;
• архивирование документации за любой период времени;
• информационную поддержку пользователей.

Не каждая система ЭДО выполняет перечисленные функции – руководство предприятия может выбрать из существующих систем ту, которая отвечает требованиям предприятия.

В соответствии с нормами стандартов система управления ЭДО должна работать с учетом требований о:

• создании не менее одной копии информации, сохраняемой на носителе. Это действие осуществляется для защиты данных от модификаций, внесения изменений третьими лицами. Копия должны быть сохранена в той форме, в которой она была получена. Хранится отдельно;
• применении оборудования и носителей, которые защищают уже хранимые данные от модификации или внесения неавторизованных дополнений. Могут использоваться для защиты в течение длительного периода времени;
• возможности использования ПО для оперативного восстановления первоначальной информации.

Система управления предполагает также сочетание организационной политики, процедур и инновационных технологий.

ЭДО работает на принципе предусмотрительности. Он предусматривает:

• определение порядка подотчетности;
• распределение ответственности на всех уровнях;
• наличие информации о том, какие нормативные и законодательные акты регулируют принцип деятельности компании, внедрившей ЭДО;
• оперативное получение данных об изменении законодательства, затрагивающего деятельность предприятия;
• внедрение политики информационной безопасности.

Политика информационной безопасности построена с учетом:

• области применения;
• целей управления;
• иерархии ответственности и ее распределение;
• требований стандартов.

Порядок внедрения ЭДО

Соблюдая принципы электронного документооборота и непосредственно внедряя ЭДО, предпринимателю потребуется выполнить следующие действия:

• определить функции, которыми должна обладать система;
• проанализировать имеющиеся недостатки системы для их устранения или изменения перед внедрением;
• составить техническое решение для ЭДО. В большинстве случаев предприятия и организации выбирают интеграцию либо веб-версию;
• выбрать оператора системы, который обеспечит ее правильное и бесперебойное функционирование;
• подключить контрагентов для обмена электронными документами;
• получить электронную подпись (ЭП). Она является инструментом, без которого система не может полноценно функционировать. Среди возможных видов электронной подписи предприниматель вправе выбрать простую или усиленную (квалифицированную или неквалифицированную). ЭП отличается степенью защищенности.

При возникновении вопросов о видах систем электронного документооборота, особенностей их функционирования, применения ЭП, свяжитесь со специалистами Центра – консультации бесплатны!

Порядок оказания услуг по внедрению ЭДО

При обращении к специалистам потребуется предоставить:

• свидетельство о регистрации ЮЛ (ОГРН);
• ИНН;
• информацию о сфере деятельности предприятии;
• сведения о функциях, которые должна выполнять ЭДО;
• данные о наличии ЭП;
• прочую информацию и документы.

Внедрение ЭДО – поэтапный процесс совершенствования системы обмена документами как внутри предприятия, так и при работе с контрагентами. Наличие ЭДО позволит вам не только систематизировать документы, но и выявить ошибки в них, пресечь попытки внесения изменений третьими лицами. Для внедрения системы воспользуйтесь помощью специалистов.

Для уточнения деталей сотрудничества позвоните по указанному телефону или оставьте заявку онлайн на сайте.