Отказное письмо для маркетплейсов

Отказное письмо для маркетплейсов (сокращенно – ОП) — официальный информационный документ, который выдается производителям, продавцам товаров российского или иностранного производства, не подпадающих под обязательное подтверждение качества и соответствия нормам безопасности.

Популярными маркетплейсами в России являются Wildberries, ОЗОН, Яндекс Маркет и другие. Соблюдение всех правил и условий работы на выбранной площадке предоставляет предпринимателям возможности расширения бизнеса и много других преимуществ. Поставщик должен подготовить подробное описание карточек товаров, качественные фотографии, организовать доставку заказов покупателю. 

Одно из главных требований – подтверждение безопасности продукции, которая будет размещаться на продажу на площадке. Если продукция не подлежит оценке, подтвердить данный факт помогает отказное письмо.

Почему нужно оформить отказное письмо для маркетплейсов

Отказное письмо обязательно получает предприниматель, желающий продавать свой продукт на маркетплейсе. Администрация большинства площадок запрашивает у поставщика ОП, если продукция не подлежит сертификации, проверке в форме декларирования или иной. 

Если товар подпадает под обязательную оценку, торговля допускается только при наличии разрешительной документации. Продукция может быть проверена на соответствие техническим регламентам, принятым в ЕАЭС (Таможенном союзе). Кроме проверки по ТР ТС/ ЕАЭС, может применяться Постановление (ПП РФ) № 2425, согласно которому на продукт выдается сертификат или оформляется декларация после испытаний по стандартам ГОСТ.

В зависимости от норм конкретного ТР ТС, на поставляемые продукты может понадобиться свидетельство (СГР). Получение СГР возможно после гос. регистрации. Также СГР требуется на некоторые виды товаров, попадающих под действие Решения КТС № 299. Изделия медицинского назначения требуют оформления Регистрационного Удостоверения. Для их оформления товары проходят испытания на соответствие установленным нормам.

Для остальных видов изделий, на которые не распространяются требования действующих нормативных актов, достаточно оформления отказного письма. Документ относится к добровольным, штрафов за его отсутствие не последует, несмотря на это, для торговли на крупных маркетплейсах без письма не обойтись. ОП информирует о том, что продукцию можно реализовывать без сертификатов или иных документов. 

Вместе с письмом можно дополнительно получить добровольный сертификат, чтобы подтвердить должное качество продукта, соответствие выбранных характеристик ГОСТу или техническим условиям изготовителя (ТУ). Также можно сертифицировать систему менеджмента, внедренную на производстве в соответствии со стандартами серии ИСО (например, ИСО 9001). 

Особенности оформления документа 

Оформить отказное письмо могут не только организации, действующие в статусе ИП или юр. лица, но и самозанятые. Стоимость отказного письма для маркетплейсов зависит от ассортимента товаров, необходимости в получении других документов. Чтобы получить ОП, испытания проводить не нужно.

Срок действия ОП не ограничен, но оно может утратить свою силу в следующих случаях: 

• изменение законодательных актов, в результате которых товар подлежит сертификации или подтверждению безопасности в другой форме;
• изменение информации о компании (наименование, адрес и т.д.);
• расширение товарного ассортимента и др.

В случаях, которые не связаны с необходимостью обязательного подтверждения соответствия, нужно оформить новое письмо. Срок оформления документа – 1 день.

Преимущества получения отказного письма для маркетплейсов

Отказное письмо – это не просто формальность для онлайн-торговли. Письмо — важный документ, подтверждающий отсутствие необходимости в обязательной сертификации. При отсутствии ОП могут возникнуть сложности с реализацией товаров, в т.ч. при заключении договоров с контрагентами, которые не знают, нужно ли оформлять разрешительную документацию на поставляемый товар. Письмо предъявляют по запросу контролирующих инстанций и администрации онлайн-площадок, его наличие позволяет беспрепятственно осуществлять торговлю на маркетплейсе.

Особенно актуальна эта проблема при импорте товаров, когда представители таможни могут запросить документацию для подтверждения соответствия ввозимой продукции ТР ТС или иным нормативным актам.

Отказное письмо позволяет избежать спорных ситуаций, связанных с классификацией, идентификацией товара и определением необходимости получения разрешительных документов, а также минимизировать риски административных штрафов и возникновения препятствий при осуществлении внешнеторговой деятельности.

В каких случаях нужно письмо и на какие товары оформляют другие документы? 

Узнать, какие документы требуется получить на различные изделия, можно из следующей таблицы:

Список изделий, на которые оформляют ОП, законодательно не утвержден. Чтобы выяснить, нужна ли сертификация продукции, потребуется ее идентифицировать и изучить требования ТР ТС, иных НПА. От нюансов использования, конструкции и материалов товара зависит под какой НПА он попадает.

Внешний вид, структура и содержание отказного письма для маркетплейсов

Единого утвержденного бланка для отказного письма не предусмотрено законом. Письмо оформляется в произвольной форме на фирменном бланке органа, который его выдает. В тексте документа должны быть указаны: 

• дата составления;
• сведения о заявителе (получателе);
• информация об аккредитованном сертификационном органе;
• подробное описание продукции с перечнем основных характеристик и идентификационных признаков;
• ссылки на контракт или инвойс, подтверждающий ввоз товара в РФ (при импорте). 

Заключение документа должно содержать однозначное утверждение о том, что указанная продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию в соответствии с действующим законодательством. ОП может включать информацию о нескольких товарных позициях, однако его обладателем может быть только одно юр. лицо или ИП (самозанятое лицо). Количество наименований продукции, указываемых в ОП, законодательно не ограничено.

Документы, которые требуются для получения

Для получения отказного письма необходимо подать заявку в уполномоченный орган. К заявке прилагается пакет документов, включающий: 

• подробное описание продукции с указанием кодов ОКПД 2 и ТН ВЭД;
• реквизиты компании-заявителя.

В зависимости от специфики товара могут потребоваться дополнительные документы, например, ТУ, паспорта изделия, эксплуатационные руководства (инструкции).

На этикетке товаров должна присутствовать маркировка, в т.ч. штрихкоды, товарный знак производителя (если зарегистрирован).

Порядок получения отказного письма для маркетплейсов

Процедура оформления ОП предусматривает несколько последовательных шагов:

1. Подача заявления заявителем.
2. Проведение экспертизы представленной документации, идентификация продукции и анализ действующего законодательства.
3. Принятие решения о возможности выдачи ОП на основании результатов экспертизы.

Если товар отсутствует в положениях действующих ТР ТС или иных НПА, ОП выдается заявителю.

Кто выдает готовое письмо?

Для получения ОП необходимо обратиться в соответствующий аккредитованный орган – в зависимости от категории продукта. Орган проводит экспертизу продукции с целью определения необходимости ее обязательной оценки. При отсутствии указания на товары в ТР ТС/ЕАЭС, ПП № 2425, прочих НПА, орган выдает отказное письмо.

Для получения нужных для торговли документов, правильной идентификации изделий, поставляемых на маркетплейс, обращайтесь в центр сертификации «EAC Audit». 

Специалисты центра расскажут о нюансах оформления документации для торговли, бесплатно проведут консультации по всем вопросам. Подавайте заявки.