Разработка руководства по эксплуатации

Разработка руководства по эксплуатации (далее – РЭ) – обязательное требование законодательства для предприятий, которые производят оборудование, технические средства.

Документ содержит правила использования устройства и другие сведения, связанные с его безопасной эксплуатацией.

Кому может потребоваться разработка руководства по эксплуатации

Руководство требуется пользователям, которые взаимодействуют с тех. устройствами, машинами, сложными механизмами, любыми другими системами, требующими определенных знаний для их использования.

Многие механизмы и оборудование могут быть опасными при неправильной эксплуатации. РЭ поможет избежать травм, аварий, повреждений. Правильное использование устройства позволит достичь максимальной производительности, долговечности его службы. В случае неисправностей или возникновения вопросов по работе оборудования руководство поможет найти решение. По этой причине производитель перед выпуском продукции в оборот должен разработать эксплуатационную документацию.

Разработка руководства, инструкции по эксплуатации необходима для оформления разрешительных документов в рамках сертификации или оценки соответствия в иной форме, которые нужны для подтверждения безопасности изделий и их легального выпуска. 

Самыми распространенными документами на тех. устройства или оборудование являются сертификаты / декларации, оформляемые на основании протоколов испытаний по регламентам ЕАЭС (ТР ТС) или в системе нац. законодательства (по стандартам ГОСТ).

Также руководство должно быть в наличии при прохождении добровольной сертификации, в т.ч. при оформлении сертификатов ИСО 9001, 14001, 45001 на системы менеджмента, действующие в компании.

В зависимости от специфики изделия разрабатываются также паспорт, этикетка, технические условия (ТУ) – при отсутствии подходящего ГОСТа на товар. Производители также проводят испытания и расчеты на прочность оборудования. Если техника будет использоваться на опасных объектах (ОПО), оформляется обоснование безопасности.

Необходимость в разработке РЭ или инструкций возникает не только у производителей, но и у организаций по перевозке оборудования, реализации, в т.ч. импорту или экспорту.

Особенности разработки руководства

Разработка руководства по эксплуатации оборудования осуществляется на стадии проектирования или производства изделия. Оформление данного документа должно выполняться в соответствии с действующей в РФ нормативной базой. В части составления РЭ действует единая система конструкторской документации (ГОСТ Р 2.610-2019, ГОСТ 2.105-2019). 

РЭ может составляться как на отдельное приспособление, так на группу изделий одного типа с общими характеристиками.

Документ должен быть составлен ясным понятным языком, без использования сложных технических терминов. Иллюстрации, схемы, чертежи должны быть наглядными и дополнять текст. Материал следует структурировать таким образом, чтобы пользователь мог легко ориентироваться в документе. При выпуске в обращение импортного оборудования РЭ должно быть переведено на русский язык.

Если в технологию производства изделия будут внесены изменения, которые могут повлиять на тех. характеристики, условия работы техники, изменения потребуется внести также в РЭ.

 

Какие данные указываются при разработке руководства по эксплуатации 

Руководство состоит из титульного листа и разделов, содержащих следующую информацию:

1. Общие сведения: наименование изделия, модель, заводской номер, комплектность, назначение, тех. характеристики (габариты, масса, мощность и т.д.). Также указываются сведения о производителе, стране происхождения продукции.
2. Описание устройства: конструкция изделия, его составные части, принцип работы, функциональные возможности.
3. Подготовка к работе: проверка комплектности, установка, монтаж, подключение, настройка параметров.
4. Эксплуатация: порядок включения / выключения, режимы работы, диапазоны рабочих параметров (температура, влажность, напряжение питания, другие условия эксплуатации).
5. Меры безопасности: предупреждения о возможных опасностях, ограничения, требования к месту установки (например, особенности окружающей среды), условиям эксплуатации. 
6. Техническое обслуживание: периодичность, виды обслуживания, проверка, регулировка, замена расходных материалов.
7. Возможные неисправности, их причины, способы устранения.
8. Гарантийные обязательства: условия, период гарантии, порядок обращения по гарантийному обслуживанию, контакты сервисного центра.
9. Условия хранения, перевозки, утилизации изделия / его компонентов.

В РЭ может указываться дополнительная информация (в зависимости от типа оборудования), например, схема электрических соединений, чертежи, диаграммы, таблицы данных, словарь терминов.

Содержание РЭ зависит от типа продукта, сложности его модификации, однако, его разработка всегда имеет конкретную цель – передать полную информацию о конкретном устройстве для его безопасного, эффективного использования.

Что требуется для разработки руководства

Для составления РЭ необходимо руководствоваться:

1. Тех. документацией на изделие, в которой описаны конструкционные особенности, комплектация, характеристики, параметры, определяющие работу устройства, функциональные возможности.
2. Протоколами испытаний, подтверждающими соответствие оборудования техническим требованиям, а также актами проверок производственного состояния.
3. Технологической документацией, описывающей технологию производства, процессы сборки, ремонтов оборудования и т.д.

Порядок разработки РЭ включает следующие действия:

1. Сбор информации, анализ технической документации.
2. Структурирование материала (создание логической последовательности изложения информации).
3. Составление текста разделов с учетом требований стандартов.
4. Создание макета с использованием графических элементов, таблиц, схем.
5. Согласование, утверждение документа специалистами и руководством предприятия.

Разработка эксплуатационной документации – сложная процедура, требующая детального изучения стандартов в данной области с учетом специфики изделия. Если разработчик допустит неточности или ошибки при составлении РЭ, это может привести к неблагоприятным последствиям (например, травмам пользователя, аварийным ситуациям, ухудшению эксплуатационных характеристик оборудования). 

Чтобы получить помощь в разработке руководства по эксплуатации, можно заказать услуги в центре сертификации. Цена и сроки оформления зависят от сложности устройства, объема работ. Эксперты помогут на всех этапах, бесплатно проконсультируют, обращайтесь.